Payroll update februari 2024

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Jaarwerk 2023 in NMBRS;
2. Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2023;
3. Pensioenportalen muteren en nieuwe premies tijdig doorgeven (alleen particuliere pensioenuitvoerders);
4. Stagiaires versus leerlingen: belangrijke verschillen;
5. WBSO: S&O-beschikkingen 2024.

Jaarwerk 2023 in NMBRS

Inmiddels hebben wij het jaarwerk en de jaaropgaven 2023 vrijgegeven voor een groot deel van de werkgevers en werknemers in NMBRS (voor de rest van de werkgevers en werknemers zal dit op korte termijn volgen). Het jaarwerk kan als volgt geraadpleegd worden:

• Werkgevers vinden het jaarwerk terug bij de salarisdocument viewer (klik op “meer…” rechts onderin, en zet het jaar terug naar 2023).
• Werknemers kunnen hun jaaropgaaf terugvinden in de NMBRS app (hamburgermenu → loonstroken → jaar omzetten naar 2023) of via de website (“loonstroken per periode” → klik rechts onderin op “meer…” → 2023).
• Let op: heeft een werknemer in 2023 meerdere dienstverbanden gehad bij dezelfde werkgever (is iemand bijvoorbeeld stagiair én werknemer geweest bij hetzelfde bedrijf)? Houd er dan rekening mee dat er twee (of meer) jaaropgaven zijn voor deze werknemer en dat deze niet allebei geraadpleegd kunnen worden in de NMBRS ESS app. Via de website ziet een werknemer het andere dienstverband in door rechts bovenin op het icoon van het poppetje te klikken en erna van profiel te wisselen (middels de knop “profiel wisselen”). De jaaropgaaf kan vervolgens op dezelfde manier ingezien/gedownload worden.

Eindheffing Werkkostenregeling (WKR) 2023

In de payroll updates van vorige maand hebben we de Werkkostenregeling (WKR) en de daarbij behorende eindafrekening reeds genoemd. Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2023? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2024 worden opgenomen. Lever de eindheffing daarom alsjeblieft tegelijkertijd aan met de payroll mutaties van februari. Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2023 en de hoogte daarvan.

Pensioenportalen muteren en nieuwe premies tijdig doorgeven

Per januari veranderen de pensioenpremies altijd, het is gebruikelijk dat je deze in januari of februari ontvangt vanuit de pensioenverzekeraar. Heb je een algemene pensioenverzekeraar (denk aan een Brand New Day, Aegon PPI, BeFrank en dergelijke)? Zorg dan dat je tijdig jouw pensioenportaal bijwerkt en dat je ons tijdig de nieuwe pensioenpremies of premiegegevens doorgeeft voor 2024, hier ben je als werkgever zelf verantwoordelijk voor. Zo voorkomen wij dat oude of onjuiste pensioenpremies door blijven lopen. Het niet of niet tijdig doorgeven van pensioenwijzigingen kan oplopen tot in de (tien)duizenden euro’s schade.

Stagiaires versus leerlingen: cruciale verschillen

In het begin van het jaar zoeken stagiaires vaak een nieuwe stageverlener en leerlingen vaak een nieuw leerbedrijf. Ben je van plan om een leerling(e) of stagiair(e) in huis te halen? Dan is het verstandig om van tevoren met ons te overleggen met welke van de twee je te maken hebt. Veel mensen halen leerlingen en stagiaires namelijk door elkaar, terwijl er voor de verloning cruciale verschillen zijn. Een leerling(e) verdient namelijk het voor hem/haar geldende minimumloon, valt onder de Cao (indien er bij het leerbedrijf een Cao van toepassing is) en verplichte premieafdracht, en heeft mogelijk recht op pensioen. Voor een stagiair(e) gelden al deze verplichtingen niet. Een verkeerde (eigen) inschatting kan dus serieuze financiële gevolgen hebben. Neem bij vragen gerust contact met ons op.

WBSO: S&O-beschikkingen 2024

Verricht jouw bedrijf (gedeeltelijk) Research & Development of technisch-wetenschappelijke werkzaamheden en krijg je hier subsidie voor in de vorm van WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk)? Dan ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2024. Deze hebben wij nodig om de WBSO over 2024 te kunnen toepassen. Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier.

___________________________________________________________________________

1. Annual statements of 2023;
2. Settlement Work-related costs scheme (WKR) 2023;
3. Updating pension portals and providing the new 2024 pension premiums;
4. Interns and trainees: the important differences;
5. Application Tax Credit for Research and Development 2024 (WBSO).

Annual statements of 2023

We recently released the annual statements 2023 for almost all employers and employees in NMBRS (statements will follow shortly for the others). You can find them here:

• Employers can find the annual work in the “salary documents” dashlet (click on "more..." at the bottom right, and set the year back to 2023).
• Employees can find their annual statement in the NMBRS app (hamburger menu → “pay slips” → adjust the year to 2023) or via the website ("pay slips by period" → click on "more..." in the bottom right → adjust the year to 2023).
• Did an employee have multiple employments at your company in 2023 (for example, was someone an intern and employee in 2023)? Then keep in mind that there are two (or more) annual statements and they cannot both be accessed in the NMBRS app. Via the website, an employee can view the other employment by clicking on the icon of the little person in the upper right corner and then changing profile (using the "change profile" button).

Settlement Work-related costs scheme (WKR) 2023

In last month's payroll updates, we have already mentioned the Work-related costs scheme (WKR) and its final settlement. Have you exceeded the discretionary scope in 2023? You will pay 80% final levy (tax) over this excess. Keep in mind that you must report this final levy to us in a timely manner; it must be included in the February 2024 payroll tax return at the latest. Therefore, please submit the final levy at the same time as the February payroll mutations. Your regular financial processor can give you more information about a possible WKR excess in 2023 and the corresponding levy.

Updating pension portals and providing the new 2024 pension premiums

Pension contributions always change per January, it is common to receive these from the pension insurer in January or February. Do you have a general pension fund (think Brand New Day, Aegon PPI, BeFrank and the like)? Then make sure you update your pension portal in a timely manner and that you pass on the new pension premiums to us in 2024, this is your responsibility as an employer. In this way, we will prevent the pension contributions from continuing to run incorrectly. Failure to pass on pension changes, or to do so in time, can add up to financial damage in the (tens of) thousands of euros.

Interns vs. trainees: the crucial differences

At the beginning of the year, interns often look for a new internship provider and trainees (also known as apprentices) often look for a new traineeship. Are you planning to bring in an intern or trainee? If so, it would be wise to check with us in advance which of the two you are considering. Many people confuse interns and trainees, while there are crucial differences when it comes to remuneration. A trainee earns the minimum wage applicable to him/her, is subject to the collective labour agreement (if a collective labour agreement applies at the company) and compulsory contribution payments, and may be entitled to a pension. All these obligations do not apply to an intern. A wrong (own) assessment can therefore have serious financial consequences. Please feel free to contact us if you have any questions.

Application Tax Credit for Research and Development 2024 (WBSO)

Does your company conduct (partial) Research & Development or technical-scientific activities and do you receive subsidies for this in the form of Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO)? If so, we would like to receive all WBSO declarations for 2024 (if not in our possession). All other information, conditions and obligations regarding the WBSO can be found here.