Payroll update april 2024

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. WBSO: S&O-eindafrekeningen 2023;
2. Feestdagen en toeslagen;
3. Verval wettelijk verlof;
4. Oproepkrachten en verplichtingen (WAB);
5. Cafetariaregelingen.

WBSO: S&O-eindafrekeningen 2023

Verricht jouw bedrijf (gedeeltelijk) Research & Development of technisch-wetenschappelijke werkzaamheden en kreeg je hier in 2023 subsidie voor in de vorm van WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk)? Let er dan op dat je de realisatie over 2023 zo snel mogelijk meldt als je dit nog niet hebt gedaan (deadline was 31 maart). Anders wordt een correctiebeschikking afgegeven waarmee alle toegekende WBSO terugbetaald moet worden. Na melding van de realisatie ontvang je een correctiebeschikking over 2023 met de juiste eindafrekening. Deze correctiebeschikking ontvangen we graag op korte termijn. Deze hebben wij nodig om de eindafrekening over 2023 tijdig en correct te kunnen verwerken. Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier.

Feestdagen en toeslagen

Pasen is weer geweest en dit betekent dat de feestdagen weer van start zijn gegaan! Houd er rekening mee dat, indien voor jouw bedrijf een Cao geldt, werknemers die werken op een feestdag mogelijk recht hebben op een feestdagentoeslag. Jouw salarisspecialist kan je hier meer informatie over verstrekken. Ook hebben we diverse HR-specialisten in dienst die de Cao kunnen doornemen op overige bijzonderheden die voor de werknemers gelden. Naast de feestdagentoeslag kan bijvoorbeeld tegelijkertijd ook nog een overwerktoeslag bestaan. Alle hoogtes, percentages en regels hieromtrent zijn in elke Cao separaat vastgelegd. Vraag ons gerust als je vooraf wilt overleggen welke regelingen voor jou als werkgever van toepassing zijn.

Verval wettelijk verlof

Aan het einde van het tweede kwartaal (eind juni 2024) vervalt het resterende, opgebouwde wettelijke verlof uit 2023. Voorwaarde hiervoor is dat in de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek of addendum is opgenomen dat deze uren komen te vervallen. Als je dit niet standaard in de arbeidsovereenkomst hebt opgenomen, dan dien je dit dus separaat en schriftelijk te communiceren. De communicatie moet aan specifieke voorwaarden voldoen, anders vervallen de resterende verlofuren pas vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Onze specialisten kunnen jullie arbeidsovereenkomsten reviewen en eventueel aanpassen zodat je dit probleem ondervangt voor toekomstige vervaltermijnen. Ook kunnen we meedenken over hoe je jouw medewerkers schriftelijk, tijdig en correct informeert over het vervallen van deze wettelijke uren.

Oproepkrachten en verplichtingen (WAB)

Veel werkgevers nemen oproepkrachten in dienst. Veel werkgevers denken dat voor oproepkrachten andere verplichtingen gelden. Dit is echter niet zo vrijblijvend als het lijkt. Zo heeft een oproepkracht in beginsel recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als de reguliere werknemers, gelden dezelfde Cao- en pensioenbepalingen en dien je bij ziekte ook (indien de werknemer ten minste 3 maanden uren heeft gewerkt) de oproepkracht door te betalen. Tevens kan een oproepkracht na drie maanden een vaste arbeidsurenomvang claimen en dit kun je als werkgever niet weigeren. Ook ben je als werkgever conform de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) verplicht om een oproepkracht (herhaaldelijk) na 12 maanden een aanbod te doen voor een vaste arbeidsurenomvang per week of maand. De oproepkracht mag dit aanbod weigeren en blijft dan flexkracht, maar het aanbod vanuit de werkgever is verplicht. Neem bij vragen hierover gerust contact met ons op.

Cafetariaregelingen

Je kunt met werknemers een regeling afspreken waarbij ze over een deel van het loon zelf kunnen besluiten hoe ze dit inzetten. Zo’n regeling is een cafetariaregeling. De werknemer kan er dan bijvoorbeeld voor kiezen om het loon in te zetten als een beloning in natura (bijvoorbeeld: een fiets die volledig of gedeeltelijk wordt vergoed/verstrekt, of bijvoorbeeld extra verlofdagen) of als een onbelaste vergoeding (bijvoorbeeld: een vakbondscontributie die fiscaal aftrekbaar is). In de praktijk zien we dit veel gebeuren met fietsen bij werkgevers.

Een cafetariaregeling kun je op verschillende manieren met de werknemers afspreken. Belangrijk om te weten is dat een cafetariaregeling alleen voor de hele organisatie kan worden doorgevoerd (dus niet individueel). Dat kan als een aparte regeling, maar ook als onderdeel van een keuzebudgetregeling. In een keuzebudgetregeling kan de werknemer kiezen hoe en wanneer hij bedragen uit dat budget opneemt. Keuzebudgetten komen in de praktijk voor onder verschillende benamingen, zoals een “individueel keuzebudget (IKB)”, “persoonlijk keuzebudget (PKB)” of “employee benefit”. Dergelijke cafetaria-/keuzebudgetregelingen moeten vóóraf in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of een addendum worden vastgelegd. Zo kan de uitruil van het loon namelijk zorgen tot verlaging van verschillende aanspraken (vakantiegeld, pensioen, uitkeringen) en daar moet de werknemer vooraf op schrift mee instemmen.

Let op: veel uitruilbedragen moeten verplicht opgenomen worden in de vrije ruimte van de WKR, dus denk goed na over de financiële gevolgen voordat je dit zomaar invoert. Als je het invoert, denk dan ook goed na over de maxima en voorwaardes die je hieraan stelt. Onze fiscalisten en payroll specialisten kunnen jou hierbij helpen.

___________________________________________________________________________

1. WBSO: settlements 2023;
2. Holidays and allowances;
3. Statutory leave and expiration;
4. On-call employees and obligations (WAB);
5. Cafetaria plans.

WBSO: settlements 2023

Does your company conduct (partial) Research & Development or technical-scientific activities and did you receive subsidies for this in the form of Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO) in 2023? Then make sure you report the 2023 realisation as soon as possible if you have not already done so (deadline was 31 March). Otherwise, a correction decision will be issued requiring repayment of all granted WBSO. After reporting the realisation, you will receive a written correction decision for 2023 with the correct final settlement. We would like to receive this written decision as soon as possible. We need it in order to process the final statement for 2023 correctly and on time. All other information, conditions and obligations regarding the WBSO can be found here.

Holidays and allowances

Easter went by already and this means that the holidays are starting again! Keep in mind that if your company is subject to a collective bargaining/labor agreement (CLA), your employees may be entitled to an additional holiday allowance if they work on holidays. Your payroll specialist can provide you with more information on this. We also have several HR specialists who can review your CLA for other specifics which apply to your employees. For example, in addition to the holiday allowance, overtime pay may exist at the same time. All rates, percentages and rules concerning these allowances and labor conditions are laid down separately in each CLA. Feel free to ask us if you would like to discuss in advance which regulations apply to your organization.

Statutory leave and expiration

At the end of the 2nd quarter (end of June 2024) the remaining accrued statutory leave from 2023 will expire. The prerequisite for this is that the employment contract, personnel manual or an addendum includes a clause stating that these hours will expire. Therefore, if you have not included this as standard in the employment contract, you must communicate this separately and in writing. The communication must meet specific conditions, otherwise the remaining leave hours will not expire until five years after the year in which they were accrued. Our specialists can review your employment agreements and adjust them if necessary so that you always have this problem covered for future expiration periods as of now. We can also provide input on how to inform your employees in writing, in a timely and accurate manner about the expiration of these statutory hours.

On-call workers and obligations (WAB)

Many employers hire on-call workers. However, this is not as non-committal as it seems. For example, an on-call employee is entitled to the same terms of employment as regular employees, the same CLA and pension provisions apply, and in the event of illness you must also continue to pay the on-call employee (if the employee has worked for at least 3 months). Also, an on-call employee can claim a fixed scope of work hours after three months, and you cannot refuse this. Also, according to the Balanced Employment Market Act (WAB), you are obliged as an employer to make an offer to an on-call worker (repeatedly) after 12 months for a fixed scope of hours per week or month. All in all, quite complex! Our HR consultants will be happy to answer any questions you may have about the obligations and risks involved in on-call worker employment.

Cafetaria plans

You can reach an arrangement with employees where they can decide for themselves how to use a part of their salary. Such an arrangement is a cafeteria plan. The employee can then, for example, choose to use the salary as a benefit in kind (for example: a bicycle that is fully or partially reimbursed/granted, or, for example, extra leave days) or as a tax-free allowance (for example: a trade union contribution which is tax-deductible). In practice, we see this happening a lot with bicycles.

A cafeteria plan can be arranged with employees in various ways. It is important to know that a cafeteria plan can only be implemented for the entire organization (i.e. not individually). It can be done as a separate scheme or as part of a choice budget scheme. In a choice budget scheme, the employee can choose how and when to withdraw amounts from that budget. Choice budgets occur in practice under various names, such as an "individual choice budget (IKB)", "personal choice budget (PKB)" or "employee benefit". Such cafeteria/choice budget plans must be laid down in the employment contract, staff handbook or an addendum beforehand. This is because exchanging pay can lead to the reduction of various entitlements (holiday pay, pension, benefits) and the employee must agree to this in writing beforehand.

Note that many exchange amounts must mandatorily be included in the discretionary scope of the Work-related costs scheme (WKR), so think carefully about the financial consequences before you introduce this. If you do introduce it, also think carefully about the ceilings and conditions you set for it. Our tax and payroll specialists can help you with this.