Payroll update januari 2024: Aandachtspunten voor de jaarwissel

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Algemeen;
2. Belangrijk: planning salarisverwerking januari 2024;
3. 30%-regeling;
4. Gebruikelijk loon directeur-grootaandeelhouder (DGA salarisnormen);
5. Intrede pensioenleeftijd gaat omlaag;
6. Minimumuurlonen;
7. Lunchregeling;
8. Reiskosten;
9. Verlofmodule;
10. Thuiswerkvergoeding;
11. Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2023 (WBSO) en eindafrekening;
12. Werkkostenregeling 2024;
13. Whk-beschikking 2024.

Algemeen

In de Nieuwsbrief Loonheffingen en bijlagen communiceert de Belastingdienst jaarlijks de belangrijkste wetswijzigingen met betrekking tot salarisverwerking en werkgeverslasten. In deze blog willen we je informeren over de belangrijkste wetswijzigingen die per 2024 gaan komen. Lees de punten die voor jouw werknemers gelden aandachtig door, zodat je niet voor (financiële) verrassingen komt te staan.

Belangrijk: planning salarisverwerking januari 2024

Januari is een maand waarin vrijwel alles verandert op het gebied van belastingen, salarissen en werkgeverslasten. Deze uitgebreide blog toont dat wel aan. Om die reden vereist de januari run altijd extra veel inspanning om deze correct en tijdig te verwerken. We kunnen je een tijdige run garanderen als je de mutaties op uiterlijk woensdag 10 januari aanlevert. Als dit niet haalbaar is, dan adviseren we een planning af te stemmen met jouw vaste salarisverwerker zodat je de salarissen tijdig kunt betalen. Heb je normaal gesproken 2 (of meer) runs per periode? Zorg dan dat je de verwerking van deze extra runs goed afstemt met jouw salarisverwerker. Zo dragen we er samen zorg voor dat iedereen tijdig krijgt uitbetaald.

30%-regeling

Heb je werknemers die gebruikmaken van de 30%-regeling? Houd er rekening mee dat per 2024 de criteria van de 30%-regeling weer aangescherpt worden, en dat jouw werknemer mogelijk meer moet gaan verdienen om (optimaal) te blijven voldoen aan de criteria voor de 30%-regeling! Werknemers met een 30%-regeling moeten in 2024 tenminste €46.107,- aan fiscaal loon overhouden na aftrek van de 30%-regeling. Dit staat gelijk aan (afgerond) €3.843,- per maand. Voor een werknemer met het verlaagde looncriterium (jonger dan 30 jaar, mastertitel behaald én de juiste aanvraag ingediend) staat dit bedrag gelijk aan €35.048 per jaar (€2.921,- per maand). Deze nieuwe ondergrenzen worden automatisch door ons verwerkt per 2024. Is het bruto loon van jouw werknemer gelijk aan/lager dan dit maandbedrag in 2024? Dan verdient jouw werknemer te weinig om de regeling (optimaal) toe te kunnen passen. Jouw vaste salarisverwerker zal dan contact met je opnemen over de mogelijkheden. Tevens zijn er versoberingen aangekondigd voor de vanaf 2024 toegekende aanvragen. Zodra de Belastingdienst hier de officiële documentatie voor heeft gepubliceerd zullen we je hier separaat over informeren.

Gebruikelijk loon directeur-grootaandeelhouder (DGA salarisnormen)

Voor een directeur-grootaandeelhouder (DGA) en aanmerkelijk belanghouders geldt per januari 2024 een fiscaal loon van €56.000,- per kalenderjaar als gebruikelijk (in 2023 is dit nog €51.000,-). Hierbij maakt het niet uit of je parttime of fulltime werkt. Deze €56.000,- (of €4.666,67 per maand) kan echter in een hoop gevallen alsnog te laag zijn (of voor enkelen juist te hoog). We passen deze nieuwe norm niet automatisch toe. Voor de toetsing van het juiste salaris voor jou als DGA of aanmerkelijk belanghouder adviseren we je contact op te nemen met onze fiscale afdeling. Zij kunnen je helpen met de vaststelling van het juiste salaris. Als je jouw salaris per januari wenst op te hogen naar het nieuwe gebruikelijke loon of in een andere vorm wenst te veranderen: laat het ons dan tijdig weten. Dan passen wij dit voor je toe.

Intrede pensioenleeftijd gaat omlaag (Wet toekomst pensioenen)

Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft alle bedrijfstakpensioenfondsen en particuliere pensioenverzekeraars verplicht om de intredeleeftijd per januari 2024 te verlagen naar 18 jaar voor werknemers. Dit is een onderdeel van de Wet toekomst pensioenen, welke per 1 juli 2023 in werking is getreden. Voor veel pensioenfondsen is de intredeleeftijd momenteel nog 21 jaar in 2023. Jouw pensioenfonds informeert je hier in principe separaat over, maar houd er rekening mee dat jouw pensioenlasten dus fors kunnen stijgen als jouw bedrijf werknemers heeft in de leeftijdscategorie 18 - 20 jaar. Voor deze werknemers kan er premieopbouw en -afdracht gaan gelden per januari 2024. De verplichte wijzigingen zullen wij automatisch doorvoeren in de salarisadministratie.

Let op: voor bedrijfstakpensioenfondsen krijgen wij de pensioenwijzigingen automatisch door. Heb je een algemene pensioenverzekeraar (denk aan een Brand New Day, Aegon PPI, BeFrank en dergelijke)? Zorg dan dat je tijdig jouw pensioenportaal bijwerkt en dat je ons tijdig de nieuwe pensioenpremies doorgeeft in 2024, hier ben je als werkgever zelf verantwoordelijk voor. Zo voorkomen wij dat de pensioenpremies verkeerd door blijven lopen. Het niet of niet tijdig doorgeven van pensioenwijzigingen kan oplopen tot in de (tien)duizenden euro’s schade.

Minimumuurlonen

Met ingang van januari 2024 worden de minimumlonen niet meer gebaseerd op fulltime lonen, maar op uurlonen. Het complexe van deze berekeningsmethodiek is dat geen enkele maand hetzelfde aantal werkdagen heeft. Op basis van exacte uren verlonen zou dan ook betekenen dat het salaris maandelijks zou fluctueren voor alle werknemers in Nederland. Dat zal tot verwarring gaan leiden onder werknemers en werkgevers. NMBRS (het salarissoftwarepakket waarin wij jouw salarissen verwerken) heeft hier een pragmatische berekeningsmethodiek voor gevonden. Deze houden wij per januari dan ook automatisch aan.

De verandering in minimumlonen betekent voor werknemers die het minimumloon verdienen een riante stijging. Heb je (veel) fulltime werknemers die het minimumloon verdienen? Houd er dan rekening mee dat voor deze werknemers het loon per januari (afhankelijk van of zij 36, 38 of 40 uur werken) per maand kan stijgen tot circa 10% t.o.v. het huidige bruto loon. Hier bovenop komen nog de sociale premieafdrachten en (indien bij jouw bedrijf van toepassing) de additionele zaken zoals pensioenen en dergelijke. In een enkel geval lopen de werkgeverslasten voor deze werknemers op met 20 tot 25%, zeker als het werknemers betreft van 18 tot en met 20 jaar met pensioenopbouw (zie ook de paragraaf hierboven). Heb je hier vragen over? Leg dan gerust contact met ons.

Het juiste rooster in NMBRS wordt door de nieuwe berekeningsmethodiek nóg belangrijker bij de vaststelling van het juiste salaris. Zou je daarom voor alle werknemers met een vast rooster de roosters in NMBRS willen controleren? Een verkeerd rooster leidt per januari 2024 sneller tot incorrecte salarissen met alle mogelijke gevolgen van dien. Dit is vooral van belang voor parttime werknemers.

Lunchregeling

Heb je werknemers die (vast) mee lunchen op de zaak? Vanaf januari 2024 wordt het belastbare bedrag verhoogd van €3,55 per maaltijd naar €3,90 per maaltijd voor elke werknemer. Voor cliënten met een lunchregeling in de salarisadministratie indexeren wij de bedragen automatisch naar de nieuwe tarieven.

Reiskosten

Per januari 2024 wordt de maximaal toegestane netto reiskostenvergoeding verhoogd van €0,21 naar €0,23 per kilometer. Voor alle cliënten passen we dit automatisch per januari 2024 toe (uitgezonderd: klanten die onder een Cao vallen). Wil je dit niet? Laat het ons gerust weten.

Verlofmodule

Houden jij en jouw werknemers de verlofregistratie bij in NMBRS? Zorg dan dat jouw werknemers tijdig de nieuwste updates van de NMBRS ESS App geïnstalleerd hebben. Oude versies van de app worden niet meer ondersteund en kunnen er per abuis toe leiden dat verlofaanvragen dubbel worden ingediend. Zorg er daarnaast voor dat jouw werknemers alle verlofaanvragen voor 2023 tijdig hebben ingediend voor het einde van het jaar én dat deze allemaal tijdig zijn goed- of afgekeurd door de manager/werkgever. Zo voorkomen we een foutief eindsaldo voor 2023. Het eindsaldo van 2023 zal begin januari 2024 meegenomen worden in de jaarwissel naar het nieuwe jaar. Hierna is het niet meer mogelijk om het eindsaldo over te schrijven Controleer tevens in NMBRS of de roosters van de werknemers kloppen. Anders zullen hun verlofaanvragen in NMBRS ook (sneller) niet kloppen. NMBRS neemt automatisch het geregistreerde rooster over als vrije dagen bij een ingegeven opname door de werknemer.

Thuiswerkvergoeding

Per januari 2024 wordt de maximaal toegestane netto thuiswerkvergoeding verhoogd van €2,15 naar €2,35 per thuiswerkdag. Voor alle cliënten passen we dit automatisch per januari 2024 toe (uitgezonderd: klanten die onder een Cao vallen). Wil je dit niet? Laat het ons gerust weten.

Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2023 (WBSO) en eindafrekening

Verricht jouw bedrijf (gedeeltelijk) Research & Development of technisch-wetenschappelijke werkzaamheden en krijg je hier subsidie voor in de vorm van WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk)? Dan ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alsnog alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2023. Deze hebben wij nodig om de toegepaste WBSO over 2023 te kunnen controleren. Om diezelfde reden vernemen wij graag of je alle S&O-uren hebt benut in 2023. Aan de hand hiervan kunnen we de toegepaste WBSO nog omlaag bijstellen indien nodig. Zo voorkom je dat er ten onrechte te veel WBSO wordt toegepast in 2023. Na afloop van 2023 ben je namelijk verplicht om de gerealiseerde S&O-uren over 2023 door te geven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO). Een te hoge toepassing resulteert dan ook automatisch in een verplichting tot terugbetaling. Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier. De eindafrekeningen WBSO 2023 ontvangen wij graag direct na jouw ontvangst.

Als je in 2024 weer gebruik gaat maken van de WBSO, zou je ons dan de toegekende aanvragen voor 2024 zo snel mogelijk willen doorsturen? Zo kunnen wij de afdrachtsverminderingen tijdig en correct voor je toepassen.

Werkkostenregeling 2024

De vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR) wordt verlaagd per 2024. De Werkkostenregeling biedt extra mogelijkheden voor bijvoorbeeld een onbelaste inflatiecompensatie of een éénmalige onbelaste uitkering. De vrije ruimte van de Werkkostenregeling bedraagt in 2023 nog 3,0% over de eerste € 400.000,- en 1,18% over de ruimte daarboven. Vanaf januari 2024 verandert deze eerdergenoemde 3,0% naar 1,92% opbouw over de eerste €400.000,-. Over het meerdere blijft het opbouwpercentage gelijk (1,18%).

Heb je een overschrijding van de vrije ruimte WKR in 2023? Over deze overschrijding betaal je 80% eindheffing (belasting). Houd er rekening mee dat je deze eindheffing tijdig aan ons doorgeeft, deze moet uiterlijk in de loonaangifte over februari 2024 worden opgenomen. Jouw vaste financiële verwerker kan je meer informatie geven over een eventuele WKR-overschrijding in 2023 en de hoogte daarvan.

Whk-beschikking 2024

Met het oog op 2024 heeft de Belastingdienst sinds november brieven verstuurd inzake de premie Werkhervattingskas (ook wel de “Whk-beschikking” of “Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas” genoemd). Zou je alle correspondentie vanuit de Belastingdienst met betrekking tot de Werkhervattingskas 2024 en de aangiftetijdvakken van de loonbelasting 2024 direct door willen mailen naar jouw vaste salarisverwerker? Deze documentatie, en een tijdige ontvangst daarvan, is van groot belang voor een correcte verwerking van de salarisadministratie, premies werknemersverzekeringen en de loonbelasting.

___________________________________________________________________________

1. General;
2. Important: Schedule for January payroll processing;
3. 30% facility;
4. Customary salary scheme (wage directors/major-shareholders);
5. Eligibility age for scheme participation goes down;
6. Statutory minimum hourly wage;
7. Employee lunches (new taxable amounts);
8. Travel allowance;
9. Correct use of leave dashlet in NMBRS (updated app + up-to-date registration);
10. Working from home allowance;
11. Application Tax Credit for Research and Development 2023 (WBSO) and settlement;
12. Work-related costs scheme (WKR);
13. Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) and wage taxes 2024.

General

Each year the Dutch Tax and Customs Administration communicates the most important legislative changes regarding payroll processing and employer charges in the Payroll Tax Newsletter and appendices (“Nieuwsbrief loonheffingen en bijlagen”, available in Dutch only). In this blog, we want to inform you about the most important legislative changes that will come into effect in 2024. Please read the points that apply to your employees carefully so that you will not be faced with (financial) surprises.

Important: Schedule for January payroll processing

January is a month when almost everything changes in terms of taxes, salaries and employer charges. This comprehensive blog demonstrates just that. For that reason, the January run always requires extra effort to process it correctly and on time. We can guarantee you a timely run if you provide the mutations no later than Wednesday the 10th of January. If this is not possible, we recommend that you coordinate a schedule with your regular payroll processor so that you can ensure timely payment of salaries. Do you normally have 2 (or more) runs per period, or are there additional runs for 2023? Then be sure to coordinate the processing of these extra runs with your payroll processor.

30% facility

Do you have employees who benefit from the 30% facility? Keep in mind that in 2024 the criteria of the 30% facility will be made stricter again, and your employee may have to earn more in order to (optimally) continue to meet the criteria for the 30% facility! Employees with a 30% facility must have at least €46,107 in taxable income in 2024 after deduction of the 30% facility. This equals (rounded) €3,843 per month. For an employee with the reduced wage criterion (younger than 30 years of age with a master's degree, and a correctly submitted application), this amount equals €35,048 per year (€2,921 per month). We will automatically process these new thresholds as of 2024. Is your employee's gross salary equal to/lower than this monthly amount in 2024? Then your employee earns too little to apply the scheme (optimally). Your regular salary processor will then contact you about the possibilities. Also, austerity measures have been announced for applications granted from 2024. As soon as the Dutch Tax and Customs Administration has published the official documentation on this, we will inform you separately.

Customary salary scheme (wage directors/major-shareholders)

For a director-major shareholder (“DGA” in Dutch) and substantial interest holders, as of January 2024, a taxable salary of €56,000 per calendar year will apply as customary (in 2023 this is still €51,000). It does not matter whether you work part-time or full-time. However, this €56,000 (or €4,666.67 per month) may still be too low in a lot of cases (or too high for some). We do not automatically apply this new standard. To verify the correct salary for you as a director-major shareholder or substantial interest holder, we advise you to contact our tax department. They can assist you in determining the correct salary. If you wish to increase your salary as of January to the new customary salary or change it in another form: please let us know in time. Then we will apply this for you.

Eligibility age for scheme participation drops to 18 years

The Ministry of Social Affairs and Employment has obliged all sectoral pension funds and general pension funds to lower the eligibility age to 18 years for employees by January 2024 (more info here, available in Dutch only). This is part of the Future Pensions Act (“Wet toekomst pensioenen”, available in Dutch only), which took effect July 1, 2023. For many pension funds, the entry age is currently still 21 years in 2023. Your pension fund will inform you about this separately, but keep in mind that your pension costs may therefore increase substantially if your company has employees in the 18 - 20 age group. For these employees, premium contributions and payments may start to apply as of January 2024. We will automatically implement the mandatory changes in the payroll.

Please note that for industry pension funds, we will receive the pension changes automatically. Do you have a general pension fund (think Brand New Day, Aegon PPI, BeFrank and the like)? Then make sure you update your pension portal in a timely manner and that you pass on the new pension premiums to us in 2024, this is your responsibility as an employer. In this way, we will prevent the pension contributions from continuing to run incorrectly. Failure to pass on pension changes, or to do so in time, can add up to financial damage in the (tens of) thousands of euros.

Statutory minimum hourly wage

Effective January 2024, statutory minimum wages will no longer be based on full-time wages, but on hourly wages. The complexity of this method of calculation is that no two months have the same number of working days. Therefore, wages based on exact hours would mean that wages would fluctuate monthly for all workers in the Netherlands. This will lead to confusion among employees and employers. NMBRS (the payroll software in which we process your salaries) has found a pragmatic calculation method for this (available in Dutch only). We will therefore automatically apply this as of January.

The change in minimum wages means a generous increase for employees earning the minimum wage (amounts available in Dutch only). Do you have (many) full-time employees who earn the minimum wage? Then keep in mind that for these employees the monthly wage may increase (depending on whether they work 36, 38 or 40 hours) to approximately 10% of the current gross wage. On top of this there are the social security contributions and (if applicable to your company) the additional matters such as pensions and the like. In some cases, the employer's expenses for these employees increase by 20 to 25%, especially if they are employees aged 18 to 20 who accrue pension (see also the paragraph above). Do you have any questions about this? Please feel free to contact us.

The correct schedule in NMBRS becomes even more important in determining the correct salary due to the new calculation methodology. Therefore, would you please check the schedules in NMBRS for all employees with a fixed schedule? As of January 2024, an incorrect schedule will lead more quickly to incorrect salaries with all the possible consequences that this entails. This is especially important for part-time employees.

Employee lunches (new taxable amounts)

Do you have employees who (regularly) eat lunch at the office? As of January 2024, the taxable amount will be increased from €3.55 per meal to €3.90 per meal for each employee. For clients with a lunch arrangement in their payroll, we automatically index the amounts to the new rates.

Travel reimbursement

As of January 2024, the maximum fiscal net travel reimbursement allowed will be increased from €0.21 to €0.23 per kilometer. For all clients, we automatically apply this as of January 2024 (except: clients covered by a collective labor agreement). Do you not wish to apply this? Feel free to let us know.

Correct use of leave dashlet in NMBRS (updated app + up-to-date registration)

Do you register employee leave in NMBRS? Then make sure your employees have the latest updates of the NMBRS ESS App installed on time. Old versions of the app are no longer supported and may inadvertently cause leave requests to be submitted twice. In addition, make sure that your employees have submitted all leave requests for 2023 on time (before the end of the year) and that they have all been approved or disapproved by the manager/employer on time as well. This prevents an incorrect final leave balance for 2023. The final leave balance of 2023 will be transferred to the new leave balance of 2024 at the beginning of January 2024. After this, it is no longer possible to adjust the final balance of 2023. Also, check in NMBRS that the employees' schedules are correct. Otherwise, their leave requests in NMBRS will also be incorrect. NMBRS automatically adopts the registered schedule as days off when the employee submits a request for leave.

Working from home allowance

As of January 2024, the maximum allowable net home working allowance will be increased from €2.15 to €2.35 per home working day. For all clients, we automatically apply this as of January 2024 (except: clients covered by a collective labor agreement). Do you not wish to apply this? Feel free to let us know.

Application Tax Credit for Research and Development 2023 (WBSO) and settlement

Does your company conduct (partial) Research & Development or technical-scientific activities and do you receive subsidies for this in the form of Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO)? If so, we would like to receive all WBSO declarations for 2023 (if not in our possession). We need these in order to process the WBSO correctly. We are currently applying the maximum WBSO (insofar as possible). Therefore, we would like to know whether you expect to utilize all R&D hours. Based on this, we can adjust the applied WBSO if necessary. This will prevent you from wrongly applying too much WBSO in 2023. After the end of 2023 you are obliged to report the realized R&D hours over 2023 to the Netherlands Enterprise Agency (or in Dutch: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland/RvO). An excessive application will therefore automatically result in an obligation to pay back. All other information, conditions and obligations regarding the WBSO can be found here. We would like to receive the final WBSO 2023 statements immediately upon your receipt.

If you will be applying for WBSO again in 2024, would you please forward us the granted applications for 2024 as soon as possible? This will allow us to correctly apply the remittance reductions for you in a timely manner.

Work-related costs scheme (WKR)

The discretionary scope of the Work-related costs scheme (WKR) will be reduced as of 2024. The WKR offers additional possibilities for, for example, untaxed inflation compensation or a one-time untaxed payment. The discretionary scope was an accrual of 3.0% over the first €400,000 fiscal wage sum in 2023 and 1.18% accrual over the fiscal wage sum above. As of January 2024, this aforementioned 3.0% will change to 1.92% accrual over the first €400,000. Over the excess, the accrual percentage remains the same (1.18%).

Have you exceeded the discretionary scope in 2023? You will pay 80% final levy (tax) over this excess. Keep in mind that you must report this final levy to us in a timely manner; it must be included in the February 2024 payroll tax return at the latest. Your regular financial processor can give you more information about a possible WKR excess in 2023 and the corresponding levy.

Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) and wage taxes 2024

If you have employees, you will receive a written decision from the Dutch Tax and Customs Administration somewhere in November or December. This is the so-called “Loonheffingen Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas” letter (more information can be found here: Differentiated contributions under the Return to Work Fund (Whk)). Please send us a copy of this by mail so that we can apply the correct percentages for 2024. We would also like to receive immediate forwards of all letters regarding the wage tax submission(s). These documents are important for processing the payroll correctly.