Payroll update mei 2024

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Uitbetaling vakantiegeld en financiële impact;
2. Verval wettelijk verlof;
3. Feestdagen en toeslagen;
4. Cafetariaregelingen.

Uitbetaling vakantiegeld en financiële impact

In mei wordt aan de meeste werknemers het gereserveerde vakantiegeld uitbetaald. De periode waarin het vakantiegeld wordt uitgekeerd resulteert in hogere (sociale) lasten voor de werkgever. Daarom zal de salarisbetaling over mei netto hoger uitvallen dan gebruikelijk en zal de loonaangifte over mei voor veel werkgevers een hoger te betalen bedrag tot gevolg hebben.

Let op: de loonaangifte over mei wordt pas in juni ingediend. Voorgenoemde piek in lasten is niet van toepassing als binnen uw bedrijf het vakantiegeld standaard maandelijks in plaats van jaarlijks uitgekeerd wordt of als er bij Cao of arbeidsovereenkomst andere afspraken gelden voor (de periode van) de uitbetaling van het vakantiegeld.

Verval wettelijk verlof

Aan het einde van het tweede kwartaal (eind juni 2024) vervalt het resterende, opgebouwde wettelijke verlof uit 2023. Voorwaarde hiervoor is dat in de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek of addendum is opgenomen dat deze uren komen te vervallen. Als je dit niet standaard in de arbeidsovereenkomst hebt opgenomen, dan dien je dit dus separaat en schriftelijk te communiceren. De communicatie moet aan specifieke voorwaarden voldoen, anders vervallen de resterende verlofuren pas vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Onze HR specialisten kunnen jullie arbeidsovereenkomsten reviewen en eventueel aanpassen zodat je dit probleem ondervangt voor toekomstige vervaltermijnen. Ook kunnen we meedenken over hoe je jouw medewerkers schriftelijk, tijdig en correct informeert over het vervallen van deze wettelijke uren.

Feestdagen en toeslagen

Pasen en Koningsdag zijn alweer geweest en dit betekent dat de feestdagen weer van start zijn gegaan! Houd er rekening mee dat, indien voor jouw bedrijf een Cao geldt, werknemers die werken op een feestdag mogelijk recht hebben op een feestdagentoeslag. Jouw salarisspecialist kan je hier meer informatie over verstrekken. Ook hebben we diverse HR specialisten in dienst die de Cao kunnen doornemen op overige bijzonderheden die voor de werknemers gelden. Naast de feestdagentoeslag kan bijvoorbeeld tegelijkertijd ook nog een overwerktoeslag bestaan. Alle hoogtes, percentages en regels hieromtrent zijn in elke Cao separaat vastgelegd. Vraag ons gerust als je vooraf wilt overleggen welke regelingen voor jou als werkgever van toepassing zijn.

Cafetariaregelingen

Je kunt met werknemers een regeling afspreken waarbij ze over een deel van het loon zelf kunnen besluiten hoe ze dit inzetten. Zo’n regeling heet een cafetariaregeling. De werknemer kan er dan bijvoorbeeld voor kiezen om het loon in te zetten als een beloning in natura (bijvoorbeeld: een fiets die volledig of gedeeltelijk wordt vergoed/verstrekt, of bijvoorbeeld extra verlofdagen) of als een onbelaste vergoeding (bijvoorbeeld: een vakbondscontributie die fiscaal aftrekbaar is). In de praktijk zien we dit veel gebeuren met fietsen bij werkgevers.

Een cafetariaregeling kun je op verschillende manieren met de werknemers afspreken. Belangrijk om te weten is dat een cafetariaregeling alleen voor de hele organisatie kan worden doorgevoerd (dus niet individueel). Dat kan als een aparte regeling, maar ook als onderdeel van een keuzebudgetregeling. In een keuzebudgetregeling kan de werknemer kiezen hoe en wanneer hij bedragen uit dat budget opneemt. Keuzebudgetten komen in de praktijk voor onder verschillende benamingen, zoals een “individueel keuzebudget (IKB)”, “persoonlijk keuzebudget (PKB)” of “employee benefit”. Dergelijke cafetaria-/keuzebudgetregelingen moeten vóóraf in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of een addendum worden vastgelegd. Zo kan de uitruil van het loon namelijk zorgen tot verlaging van verschillende aanspraken (vakantiegeld, pensioen, uitkeringen) en daar moet de werknemer vooraf op schrift mee instemmen.

Let op: veel uitruilbedragen moeten verplicht opgenomen worden in de vrije ruimte van de WKR, dus denk goed na over de financiële gevolgen voordat je dit zomaar invoert. Als je het invoert, denk dan ook goed na over de maxima en voorwaardes die je hieraan stelt. Onze fiscalisten en payroll specialisten kunnen jou hierbij helpen.

___________________________________________________________________________

1. Payment of accrued holiday allowance;
2. Statutory leave and expiration;
3. National holidays and allowances;
4. Cafetaria plans.

Payment of accrued holiday allowance

Most employers pay out the accrued holiday allowance(s) in May. This payment results in higher net wages for the employee and, therefore, higher payroll tax withholdings for the employer. In many cases, you also pay higher social security contributions during this period. These charges will, therefore, result in a higher amount to be paid for most employers in the payroll tax return of May (which will be submitted in June).

Note: the foregoing financial spike does not apply if the holiday allowance is paid monthly instead of annually within your company. Also, other agreements may apply to the payment of holiday allowance under a CLA or employment contract.

Statutory leave and expiration

At the end of the 2nd quarter (end of June 2024), the remaining accrued statutory leave from 2023 will expire. The prerequisite for this is that the employment contract, personnel manual, or an addendum includes a clause stating that these hours will expire. Therefore, if you have not included this as standard in the employment contract, you must communicate this separately and in writing. The communication must meet specific conditions. Otherwise, the remaining leave hours will not expire until five years after the year in which they were accrued. Our specialists can review your employment agreements and adjust them if necessary so that you always have this problem covered for future expiration periods as of now. We can also provide input on how to inform your employees in writing, in a timely and accurate manner, about the expiration of these statutory hours.

National holidays and allowances

Easter and Kingsday have gone by already, and this means that the holidays have started again! Keep in mind that if your company is subject to a collective bargaining/labor agreement (CLA), your employees may be entitled to an additional holiday allowance if they work on holidays. Your payroll specialist can provide you with more information on this. We also have several HR specialists who can review your CLA for other specifics that apply to your employees. For example, in addition to the holiday allowance, overtime pay may exist at the same time. All rates, percentages, and rules concerning these allowances and labor conditions are laid down separately in each CLA. Feel free to ask us if you would like to discuss in advance which regulations apply to your organization.

Cafetaria plans

You can reach an arrangement with employees where they can decide for themselves how to use a part of their salary. Such an arrangement is called a cafeteria plan. The employee can then, for example, choose to use the salary as a benefit in kind (for example: a bicycle that is fully or partially reimbursed/granted, or, for example, extra leave days) or as a tax-free allowance (for example: a trade union contribution which is tax-deductible). In practice, we see this happening a lot with bicycles.

A cafeteria plan can be arranged with employees in various ways. It is important to know that a cafeteria plan can only be implemented for the entire organization (i.e. not individually). It can be done as a separate scheme or as part of a choice budget scheme. In a choice budget scheme, the employee can choose how and when to withdraw amounts from that budget. Choice budgets occur in practice under various names, such as an "individual choice budget (IKB)", "personal choice budget (PKB)" or "employee benefit". Such cafeteria/choice budget plans must be laid down in the employment contract, staff handbook or an addendum beforehand. This is because exchanging pay can lead to the reduction of various entitlements (holiday pay, pension, benefits) and the employee must agree to this in writing beforehand.

Note that many exchange amounts must mandatorily be included in the discretionary scope of the Work-related costs scheme (WKR), so think carefully about the financial consequences before you introduce this. If you do introduce it, also think carefully about the ceilings and conditions you set for it. Our tax and payroll specialists can help you with this.