Payroll update: november 2023

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2023 (WBSO);
2. Tijdige aanlevering documentatie Belastingdienst 2024 (Werkhervattingskas, loonbelasting en aangiftetijdvakken);
3. Werkkostenregeling;
4. Gebruik verlofmodule in NMBRS (nieuwe app + bijhouden 2023 verlof);
5. Planning salarisverwerking december.

Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2023 (WBSO)

Verricht jouw bedrijf (gedeeltelijk) Research & Development of technisch-wetenschappelijke werkzaamheden en krijg je hier subsidie voor in de vorm van WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk)? Dan ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2023. Deze hebben wij nodig om de WBSO correct te kunnen verwerken. Momenteel passen wij de maximale WBSO-vermindering toe. Daarom vernemen wij graag of je verwacht alle S&O-uren te gaan benutten. Aan de hand hiervan kunnen we de toegepaste WBSO nog bijstellen indien nodig. Zo voorkom je dat er ten onrechte te veel WBSO wordt toegepast in 2023. Na afloop van 2023 ben je namelijk verplicht om de gerealiseerde S&O-uren over 2023 door te geven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO). Een te hoge toepassing resulteert dan ook automatisch in een verplichting tot terugbetaling. Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier.

Tijdige aanlevering documentatie Belastingdienst

Met het oog op 2024 gaat de Belastingdienst vanaf november aanstaande brieven versturen inzake de premie Werkhervattingskas (ook wel de “Whk-beschikking” of “Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas” genoemd). Zou je alle correspondentie vanuit de Belastingdienst met betrekking tot de Werkhervattingskas 2024 en de aangiftetijdvakken van de loonbelasting 2024 direct door willen mailen naar jouw vaste salarisverwerker? Deze documentatie, en een tijdige ontvangst daarvan, is van groot belang voor een correcte verwerking van de salarisadministratie, premies werknemersverzekeringen en de loonbelasting.

Werkkostenregeling

Ben je op de hoogte van jouw vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling en welk deel je daarvan al hebt benut? De vrije ruimte van de Werkkostenregeling bedraagt dit jaar 3,0% over de eerste € 400.000,- en 1,18% over de ruimte daarboven. De Werkkostenregeling biedt extra mogelijkheden voor bijvoorbeeld een onbelaste inflatiecompensatie of een éénmalige onbelaste uitkering. Neem gerust even contact met ons op voor een WKR-scan. Heb je géén vrije ruimte meer over, maar wil je werknemers toch financieel bijstaan? Neem dan gerust contact met ons op. Wij adviseren graag over de mogelijkheden en wat dat voor jou betekent aan additionele werkgeverslasten. 

Gebruik verlofmodule in NMBRS

Houden jij en jouw werknemers de verlofregistratie bij in NMBRS? Zorg dan dat jouw werknemers tijdig de nieuwste updates van de NMBRS ESS App geïnstalleerd hebben. Oude versies van de app worden niet meer ondersteund en kunnen er per abuis toe leiden dat verlofaanvragen dubbel worden ingediend. Zorg er daarnaast voor dat jouw werknemers alle verlofaanvragen voor 2023 tijdig hebben ingediend voor het einde van het jaar én dat deze allemaal tijdig zijn goed- of afgekeurd door de manager/werkgever. Zo voorkomen we een foutief eindsaldo voor 2023. Het eindsaldo van 2023 zal begin januari 2024 meegenomen worden in de jaarwissel naar het nieuwe jaar. Hierna is het niet meer mogelijk om het eindsaldo over te schrijven.

Planning salarisverwerking december

Over anderhalve maand is het alweer kerst! Een periode waar veel mensen naar uitkijken, maar tevens een periode die ook heel druk is. Vrijwel alle werkgevers willen voor de kerst betalen en er zijn vaker additionele mutaties en runs ten opzichte van normaal. We kunnen je een tijdige run garanderen als je de mutaties op uiterlijk 8 december aanlevert. Als dit niet haalbaar is, dan adviseren we een planning af te stemmen met jouw vaste salarisverwerker zodat je de salarissen tijdig kunt betalen.

___________________________________________________________________________

1. Application Tax Credit for Research and Development 2023 (WBSO);
2. Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) and wage taxes 2024;
3. Work-related costs scheme (WKR);
4. Correct use of leave dashlet in NMBRS (updated app + up-to-date registration);
5. Schedule for December payroll processing.

Application Tax Credit for Research and Development 2023 (WBSO)

Does your company conduct (partial) Research & Development or technical-scientific activities and do you receive subsidies for this in the form of Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO)? If so, we would like to receive all WBSO declarations for 2023 (if not in our possession). We need these in order to process the WBSO correctly. We are currently applying the maximum WBSO (insofar as possible). Therefore, we would like to know whether you expect to utilize all R&D hours. Based on this, we can adjust the applied WBSO if necessary. This will prevent you from wrongly applying too much WBSO in 2023. After the end of 2023 you are obliged to report the realized R&D hours over 2023 to the Netherlands Enterprise Agency (or in Dutch: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland/RvO). An excessive application will therefore automatically result in an obligation to pay back. All other information, conditions and obligations regarding the WBSO can be found here.

Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) and wage taxes 2024

If you have employees, you will receive a written decision from the Dutch Tax and Customs Administration somewhere in November or December. This is the so-called “Loonheffingen Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas” letter (more information can be found here: Differentiated contributions under the Return to Work Fund (Whk)). Please send us a copy of this by mail so that we can apply the correct percentages for 2024. We would also like to receive immediate forwards of all letters regarding the wage tax submission(s). These documents are important for processing the payroll correctly.

Work-related costs scheme (WKR)

Are you aware of your Work-related costs scheme (WKR)? This scheme enables you to spend a part of the total taxable wage (the discretionary scope, or in Dutch: vrije ruimte). The amount within your discretionary scope can be spent tax-free. The discretionary scope in 2023 is 3.0% over the first € 400.000,- (wages) and 1.18% over the amounts above. The Work-related costs scheme (WKR) offers additional possibilities for i.e. net inflation compensation(s) or a one-time net payment. Feel free to contact us for a WKR-scan.

Correct use of leave dashlet in NMBRS

Do you register employee leave in NMBRS? Then make sure your employees have the latest updates of the NMBRS ESS App installed on time. Old versions of the app are no longer supported and may inadvertently cause leave requests to be submitted twice. In addition, make sure that your employees have submitted all leave requests for 2023 on time (before the end of the year) and that they have all been approved or disapproved by the manager/employer on time as well. This prevents an incorrect final leave balance for 2023. The final leave balance of 2023 will be transferred to the new leave balance of 2024 at the beginning of January 2024. After this, it is no longer possible to adjust the final balance of 2023.

Schedule for December payroll processing

Christmas is only a month and a half away! A period which many people look forward to, but also a period which is very busy. Almost all employers want to pay before Christmas and there are usually more additional mutations and runs compared to normal. We can guarantee a timely run if you provide the mutations by December 8 at the latest. If this is not possible, we recommend that you coordinate a schedule with your regular payroll processor so that you can ensure timely payment of salaries.