Payroll update december 2023: Eindejaarscheck

[ENGLISH VERSION BELOW]

1. 30%-regeling;
2. Bijtelling elektrische auto’s uit 2018 – korting vervalt!;
3. Nacalculatie reiskosten;
4. Kerstfeest en kerstpakketten;
5. Planning salarisverwerking december;
6. Tijdige aanlevering documentatie Belastingdienst (loonbelasting + Whk-beschikking);
7. Verlofmodule;
8. Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2023 (WBSO);
9. WBSO 2022 - eindafrekening;
10. Werkkostenregeling.

30%-regeling

Heb je werknemers die gebruikmaken van de 30%-regeling? Dan kan het zijn dat er in december voor hen nog een extra stuk salaris omgezet kan worden in de netto onkostenvergoeding. Dit is mede afhankelijk van de mutaties in december. Bij een bonus of eindejaarsuitkering komt dit vaker voor. Jouw vaste salarisverwerker zal controleren of er nog additionele ruimte benut kan worden (zodat de werknemer nog een extra stukje netto voordeel heeft) en zal je hierover informeren indien dit het geval is.

Houd er rekening mee dat per 2024 de criteria van de 30%-regeling weer aangescherpt worden, en dat jouw werknemer mogelijk meer moet gaan verdienen om (optimaal) te blijven voldoen aan de criteria voor de 30%-regeling! Uitgebreidere en gedetailleerde informatie daarover zullen we je verstrekken in de nieuwsbrief van januari. Dan zijn alle aanpassingen ook definitief vastgesteld door de overheid.

Bijtelling elektrische auto’s uit 2018 – korting vervalt!

Rijd jij of een van jouw werknemers een elektrische auto van de zaak met een bijtelling voor het privé gebruik? En is deze auto voor het eerst toegelaten in 2018? Dan kan er nog een verlaagde bijtelling gelden (4% over de gehele cataloguswaarde van de auto). Deze verloopt uiterlijk per eind december 2023. Dit geldt alleen voor auto’s dit voor het eerst zijn toegelaten in december 2018. De 1e toelating kan terug gevonden worden via de RDW met behulp van het kenteken. Voor auto’s die eerder of later zijn toegelaten geldt deze korting al niet meer en zijn reguliere bijtellingspercentages reeds van kracht. Wij zullen de bijtelling van elektrische auto’s controleren, en je informeren indien jouw bijtelling hoger wordt. Heb je vragen over de bijtelling? Trek dan vooral bij ons aan de bel!

Nacalculatie reiskosten

Heeft jouw werknemer dit jaar ten minste 128 dagen naar de zaak gereisd? Dan mag je de werknemer eventueel met terugwerkende kracht een netto reiskostenvergoeding verstrekken voor 3, 4 of 5 dagen per week (of de vergoeding mag gelijk blijven indien je deze al vergoedde aan de werknemer.). Let erop dat voor deze dagen géén thuiswerkvergoeding tegelijkertijd uitgekeerd mag worden. Het eerdergenoemde geldt ook niet als de werknemer de feitelijke reiskosten al declareert of als de werknemer een OV-abonnement heeft vanuit de zaak. De onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt maximaal €0,21 per kilometer.

Heeft jouw werknemer al een vaste reiskostenvergoeding, en heeft hij/zij dit jaar minder gereisd in de praktijk dan gedacht? Dan vormen de te veel uitgekeerde reiskosten belastbaar loon. Dit geldt ook voor het meerdere wanneer je meer dan €0,21 per kilometer vergoed. Je dient het meerdere terug te vorderen, óf (als je dit niet wilt) te bruteren dan wel ten laste van de Werkkostenregeling te brengen. Voor de werking hiervan kun je de informatie lezen onder het kopje “Werkkostenregeling” (zie hieronder). Bij een vaste reiskostenvergoeding voor 2 dagen per week dienen minimaal 86 reisdagen per jaar behaald te worden, voor de vaste reiskostenvergoeding van 1 dag per week zijn dit 43 dagen. Als iemand niet het hele jaar in dienst is, dan mogen de 128 dagen, 86 dagen of 43 dagen uiteraard pro rata herrekend worden.

Let op: bij een enkele reisafstand van meer dan 75 kilometer van de woning of verblijfplaats naar een vaste plek voor het werk, is nacalculatie altijd verplicht aan het eind van het jaar. Hierbij moet je vaststellen of de vaste kostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal de kilometervergoeding die je hebt betaald (met een maximum van € 0,21 per kilometer). Raadpleeg bij vragen jouw vaste salarisverwerker.

Kerstfeest en kerstpakketten

Het feestseizoen is van start gegaan! Het is bijna kerst, en daar horen ook het jaarlijkse personeelsfeest en de kerstpakketten bij. Kerstpakketten aan jouw werknemers vormen belastbaar loon (en ook aan jouw flexibele krachten belastbaar inkomen). Als je een kerstpakket cadeau wilt doen zonder dat jouw werknemer of flexibele kracht hiervoor belasting moet betalen, dan kun je de kosten van deze pakketten onderbrengen in de Werkkostenregeling (WKR) voor jouw werknemers. Bij geschenken aan derden betaal je 45% eindheffing (belasting) mits de waarde van het geschenk niet meer dan €136,- bedraagt, anders betaal je 75% eindheffing over de gehele geschenkwaarde. Kerstpakketten aan de werknemers zijn onbelast in zoverre de vrije ruimte binnen de WKR toereikend is. Over het meerdere betaal je 80% eindheffing.

Voor het personeelsfeest geldt dat de locatie bepalend is. Bij een personeelsfeest op een externe locatie vormen de kosten van de totale factuurwaarde belastbaar loon. Dit geldt voor álle elementen (denk aan: drankjes, snacks, dinerkosten, entertainment e.d.). Voor personeelsfeesten op de zaak gelden andere regels. Zo vormen consumpties op de werkvloer die géén volledige maaltijd zijn géén belastbaar loon (zoals chips, nootjes, frisdrank, alcoholische versnaperingen e.d.).

Overige kosten (denk aan entertainment zoals een DJ) vormen ook géén belastbaar loon of inkomen. Voor maaltijden op de zaak vormt slechts €3,55 per maaltijd per werknemer belastbaar loon (en dus niet de totale dinerkosten, ook al zijn deze hoger dan €3,55 per maaltijd!). Maar let op: voor partners van werknemers + flexibele krachten vormt de werkelijke waarde per maaltijd per persoon belastbaar inkomen. De lasten à €3,55 voor werknemers kun je onderbrengen in de WKR (en voor flexibele krachten en partners mag je eventueel gebruik maken van de eerdergenoemde eindheffing van 45% of 75%). Al met al: een personeelsfeest op de zaak is vaak een stuk goedkoper ten opzichte van een externe locatie! Voor meer informatie hieromtrent kun je jouw vaste salarisverwerker of boekhouder raadplegen.

Planning salarisverwerking december

December is een maand waar veel mensen naar uitkijken, maar tevens een periode die ook heel druk is. Vrijwel alle werkgevers willen voor de kerst betalen en er zijn vaker additionele mutaties en runs ten opzichte van normaal. We kunnen je een tijdige run garanderen als je de mutaties op uiterlijk 8 december aanlevert. Als dit niet haalbaar is, dan adviseren we een planning af te stemmen met jouw vaste salarisverwerker zodat je de salarissen tijdig kunt betalen. Heb je normaal gesproken 2 (of meer) runs per periode? Zorg dan dat je de verwerking van deze extra runs goed afstemt met jouw salarisverwerker. Zo dragen we er samen zorg voor dat iedereen vóór de kerst krijgt uitbetaald.

Tijdige aanlevering documentatie Belastingdienst (loonbelasting + Whk-beschikking)

Met het oog op 2024 heeft de Belastingdienst sinds november brieven verstuurd inzake de premie Werkhervattingskas (ook wel de “Whk-beschikking” of “Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas” genoemd). Zou je alle correspondentie vanuit de Belastingdienst met betrekking tot de Werkhervattingskas 2024 en de aangiftetijdvakken van de loonbelasting 2024 direct door willen mailen naar jouw vaste salarisverwerker? Deze documentatie, en een tijdige ontvangst daarvan, is van groot belang voor een correcte verwerking van de salarisadministratie, premies werknemersverzekeringen en de loonbelasting.

Verlofmodule

Houden jij en jouw werknemers de verlofregistratie bij in NMBRS? Zorg dan dat jouw werknemers tijdig de nieuwste updates van de NMBRS ESS App geïnstalleerd hebben. Oude versies van de app worden niet meer ondersteund en kunnen er per abuis toe leiden dat verlofaanvragen dubbel worden ingediend. Zorg er daarnaast voor dat jouw werknemers alle verlofaanvragen voor 2023 tijdig hebben ingediend voor het einde van het jaar én dat deze allemaal tijdig zijn goed- of afgekeurd door de manager/werkgever. Zo voorkomen we een foutief eindsaldo voor 2023. Het eindsaldo van 2023 zal begin januari 2024 meegenomen worden in de jaarwissel naar het nieuwe jaar. Hierna is het niet meer mogelijk om het eindsaldo over te schrijven Controleer tevens in NMBRS of de roosters van de werknemers kloppen. Anders zullen hun verlofaanvragen in NMBRS ook (sneller) niet kloppen.

Toepassing Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk 2023 (WBSO)

Verricht jouw bedrijf (gedeeltelijk) Research & Development of technisch-wetenschappelijke werkzaamheden en krijg je hier subsidie voor in de vorm van WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk)? Dan ontvangen wij (voor zover niet in ons bezit) op korte termijn graag alle toegekende WBSO-beschikkingen van 2023. Deze hebben wij nodig om de WBSO correct te kunnen verwerken. Momenteel passen wij de maximale WBSO-vermindering toe. Daarom vernemen wij graag of je verwacht alle S&O-uren te gaan benutten. Aan de hand hiervan kunnen we de toegepaste WBSO nog bijstellen indien nodig. Zo voorkom je dat er ten onrechte te veel WBSO wordt toegepast in 2023. Na afloop van 2023 ben je namelijk verplicht om de gerealiseerde S&O-uren over 2023 door te geven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO). Een te hoge toepassing resulteert dan ook automatisch in een verplichting tot terugbetaling. Alle overige informatie, voorwaarden en verplichtingen met betrekking tot de WBSO tref je hier.

WBSO 2022 - eindafrekening

Let op: dit jaar heb je in april of mei een eindafrekening gehad over 2022 voor de gerealiseerde WBSO. In deze eindafrekening staat het bedrag door jou te betalen of te ontvangen. Heb je de eindafrekening (nog) niet aan ons doorgegeven? Doe dit dan zo snel mogelijk! Dan kunnen we deze eindafrekening nog verwerken met de laatste loonaangifte van 2023. Anders wordt de salarisverwerker genoodzaakt een oud jaar open te breken. Dit vereist additionele arbeid (en daarmee additionele kosten), en is extra foutgevoelig.

Werkkostenregeling

Ben je op de hoogte van jouw vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling (WKR) en welk deel je daarvan al hebt benut? De vrije ruimte van de Werkkostenregeling bedraagt dit jaar 3,0% over de eerste € 400.000,- en 1,18% over de ruimte daarboven. De Werkkostenregeling biedt extra mogelijkheden voor bijvoorbeeld een onbelaste inflatiecompensatie of een éénmalige onbelaste uitkering. Neem gerust even contact met ons op voor een WKR-scan. Heb je géén vrije ruimte meer over, maar wil je werknemers toch financieel bijstaan? Neem dan gerust contact met ons op. Wij adviseren graag over de mogelijkheden en wat dat voor je betekent aan additionele werkgeverslasten.

___________________________________________________________________________

1. 30% facility;
2. 2018 electric car tax levy – rebate expires;
3. Post-calculation travel reimbursement;
4. Christmas party and Christmas presents;
5. Schedule for December payroll processing;
6. Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) and wage taxes 2024;
7. Correct use of leave dashlet in NMBRS (updated app + up-to-date registration);
8. Application Tax Credit for Research and Development 2023 (WBSO);
9. Settlement WBSO 2022;
10. Work-related costs scheme (WKR).

30% facility

Do you have employees who benefit from the 30% facility? If so, it may be possible that an additional piece of salary can be converted into the net expense allowance in December. This partly depends on the mutations in December. With a bonus or year-end bonus, this is more probable. Your regular salary processor will check whether there is additional scope and will inform you if this is the case. Keep in mind that in 2024 the criteria of the 30% facility will be made stricter again, and that your employee may have to earn more in order to (optimally) remain compliant with the criteria for the 30% facility! We will provide more extensive and detailed information about this in the January newsletter. At that time all amendments will also be finalized by the government.

2018 electric car addition rate (tax levy) – rebate expires

Do you or one of your employees drive an electrical company car with a tax levy for private use? And was this car first authorized in 2018? Then a reduced addition rate (4% over the entire catalog value of the car) may still apply. This expires by the end of December 2023 at the latest. This only applies to cars first registered in December 2018. The first admission can be found via the RDW (Netherlands Vehicle Authority) with the help of the number plates. For cars admitted earlier or later, this discount already no longer applies and regular addition rates are already in effect. We will check the addition rates for electric cars, and inform you if your addition rate increases. Do you have any questions about the additional taxable benefit? Then don't hesitate to contact us!

Post-calculation travel reimbursement

Did your employee travel to work at least 128 days this year? Then you may provide the employee with a retroactive net travel allowance for 3, 4 or 5 days per week (or the allowance may remain the same if you were already reimbursing the employee). Please note that no working from home allowance may be paid at the same time for these days. The above also does not apply if the employee already declares the actual travel expenses or if the employee has a public transport pass from the company. The untaxed travel allowance is up to a maximum of €0.21 per kilometer.

Does your employee already have a fixed travel expense allowance, and has he/she traveled less in practice this year than anticipated? Then the excess travel expenses constitute taxable wages. This also applies to the excess if you reimburse more than €0.21 per kilometer. You must reclaim the excess, or gross up the amount or allocate it to the Work-related costs scheme. To find out more about the Work-related costs scheme (WKR), please read the information under the heading "Work-related costs scheme (WKR)" (see below). For a fixed travel allowance for 2 days per week a minimum of 86 travel days per year must be met, for the fixed travel allowance of 1 day per week this equals 43 days. If a person is not employed for the entire year, the 128 days, 86 days or 43 days must be recalculated pro rata.

Please note that in the case of a one-way travel distance of more than 75 kilometers from the home or residence to a fixed place of work, post-calculation is always required at the end of the year. Here, you must determine whether the fixed expense allowance corresponds to the actual number of commuting kilometers in the calendar year times the mileage allowance you paid (with a maximum of €0.21 per kilometer). If you have any questions, consult your regular payroll processor.

Christmas party and Christmas presents

The holiday season has started! It's almost Christmas, and that includes the annual staff party and Christmas presents. Christmas presents to your employees constitute taxable wages (and also taxable income to your flexible workers). If you want to give a Christmas present without your employee or flexible worker having to pay taxes for it, you can include the cost of these packages in the Work-related costs scheme (WKR). For gifts to third parties, you will have to pay 45% final levy (tax) provided the value of the gift does not exceed €136, otherwise you will pay 75% final levy over the entire gift value. Christmas presents to employees are untaxed insofar as the discretionary scope within the WKR is sufficient. The excess is subject to 80% taxes.

For staff parties, the location is decisive. For a staff party at an external location, the costs of the total invoice value constitute taxable wages. This applies to all elements (for example: drinks, snacks, dinner costs, entertainment, etc.). Different rules apply to staff parties at the company. Thus, consumptions at the workplace that are not a complete meal are not taxable wages (such as chips, nuts, soft drinks, alcoholic snacks, etc.).

Other costs (think of entertainment such as a DJ) are also not taxable wages or income. For company meals, only €3.55 per meal per employee constitutes taxable wages (and thus not the total dinner costs, even if they exceed €3.55 per meal!). But note: for partners of employees + flexible workers, the actual value per meal per person is taxable income. You can include the charges at €3.55 for employees in the WKR (and for flexible workers and partners you may use the aforementioned final levy of 45% or 75%). Overall: an in-house staff party is often a lot cheaper than an external location! For more information on this, please consult your regular salary processor or accountant.

Schedule for December payroll processing

Christmas is only a month and a half away! A period which many people look forward to, but also a period which is very busy. Almost all employers want to pay before Christmas and there are usually more additional mutations and runs compared to normal. We can guarantee a timely run if you provide the mutations by December 8 at the latest. If this is not possible, we recommend that you coordinate a schedule with your regular payroll processor so that you can ensure timely payment of salaries.

Documentation regarding the Return to Work Fund (Whk) and wage taxes 2024

If you have employees, you will receive a written decision from the Dutch Tax and Customs Administration somewhere in November or December. This is the so-called “Loonheffingen Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas” letter (more information can be found here: Differentiated contributions under the Return to Work Fund (Whk)). Please send us a copy of this by mail so that we can apply the correct percentages for 2024. We would also like to receive immediate forwards of all letters regarding the wage tax submission(s). These documents are important for processing the payroll correctly.

Correct use of leave dashlet in NMBRS

Do you register employee leave in NMBRS? Then make sure your employees have the latest updates of the NMBRS ESS App installed on time. Old versions of the app are no longer supported and may inadvertently cause leave requests to be submitted twice. In addition, make sure that your employees have submitted all leave requests for 2023 on time (before the end of the year) and that they have all been approved or disapproved by the manager/employer on time as well. This prevents an incorrect final leave balance for 2023. The final leave balance of 2023 will be transferred to the new leave balance of 2024 at the beginning of January 2024. After this, it is no longer possible to adjust the final balance of 2023.

Application Tax Credit for Research and Development 2023 (WBSO)

Does your company conduct (partial) Research & Development or technical-scientific activities and do you receive subsidies for this in the form of Tax Credit for Research and Development (or in Dutch: WBSO)? If so, we would like to receive all WBSO declarations for 2023 (if not in our possession). We need these in order to process the WBSO correctly. We are currently applying the maximum WBSO (insofar as possible). Therefore, we would like to know whether you expect to utilize all R&D hours. Based on this, we can adjust the applied WBSO if necessary. This will prevent you from wrongly applying too much WBSO in 2023. After the end of 2023 you are obliged to report the realized R&D hours over 2023 to the Netherlands Enterprise Agency (or in Dutch: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland/RvO). An excessive application will therefore automatically result in an obligation to pay back. All other information, conditions and obligations regarding the WBSO can be found here.

Settlement WBSO 2022

Please note that you had a final statement in April or May this year for 2022 of the realized WBSO. This final statement shows the amount to be paid or received by you. Have you not forwarded the final statement to us (yet)? Please do so as soon as possible! Then we can still process this final statement with the last payroll declaration of 2023. Otherwise, the payroll processor will be required to reopen an old year. This requires additional labor (and therefore additional costs), and is extra prone to errors.

Work-related costs scheme (WKR)

Are you aware of your Work-related costs scheme (WKR)? This scheme enables you to spend a part of the total taxable wage (the discretionary scope, or in Dutch: vrije ruimte). The amount within your discretionary scope can be spent tax-free. The discretionary scope in 2023 is 3.0% over the first € 400.000,- (wages) and 1.18% over the amounts above. The Work-related costs scheme (WKR) offers additional possibilities for i.e. net inflation compensation(s) or a one-time net payment. Feel free to contact us for a WKR-scan.