Hoe een financiële partner zorgt voor een volledige en juiste boekhouding

Soms heb je als ondernemer een slecht onderbuikgevoel over de financiële situatie. Er klopt iets niet, maar wat? Dit overkwam ook de CEO van Moowy; hij schakelde ons in en legde zijn probleem voor. Moowy, de gazonspecialist van Nederland, is een e-commerce onderneming die inmiddels haar goederen naar wel eenentwintig landen verscheept. De cijfers zagen er positief uit; goede verkopen via zowel de eigen webwinkel als via een marketplace. Maar ondanks de gunstige cijfers, schetste de bankrekening toch een ander beeld. Oftewel, er was een mismatch tussen wat de boekhoudsoftware liet zien en wat de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven waren. Reden genoeg dus om samen met RS Finance op zoek te gaan naar een oplossing om weer grip en inzicht te krijgen in de cijfers.

Hoe gaat het echt met mijn onderneming?

In het najaar van 2021 klopte Moowy bij ons aan met een hele duidelijke hulpvraag: “Laat me alsjeblieft zien hoe het echt met mijn onderneming gaat.” Het doel was om voor het einde van het jaar de cijfers kloppend te hebben en de software juist in te richten, zodat Moowy het nieuwe jaar goed kon starten met juiste cijfers en inzicht in de bedrijfsvoering. Onze Finance & Reporting collega’s gingen hier grondig mee aan de slag.

Administratie op orde krijgen

De eerste stap was om de administratie over het boekjaar 2021 goed te zetten, zodat de resultaten over dit jaar inzichtelijk werden. Dit was een vrij complex project. De verkopen vanuit een eigen webshop zijn goed te volgen, maar transacties via een marketplace zoals Amazon zijn een ander verhaal. Moowy had namelijk tussen de tien- en twintigduizend orders per maand door dit platform lopen, waarbij goederen middels drie kanalen, vanuit vijf landen naar eenentwintig landen met vier verschillende valuta’s werden verscheept. Kortom, de handelsadministratie moest op orde worden gebracht om een sluitende voorraad te houden. Tevens moesten er btw-codes aangemaakt worden om aangiftes in de verschillende landen gemakkelijker te maken.

Toen deze informatie op orde was, bleek al snel dat er op de balans een gat was ontstaan door de inkomsten vanuit Amazon. Omdat het om zulke grote bedragen ging, hebben wij verschillende documenten van Amazon doorgespit om uit te zoeken hoe de flow van verkoop tot uitbetaling verloopt. Er blijken behoorlijk wat kosten te zitten aan het verkopen via Amazon. Denk hierbij aan maandelijkse fee, commissie per verkoop, voorraadopslag, etc. Door dit inzichtelijk te maken, komen deze verborgen kosten naar voren. Helaas is het verkopen via Amazon vaak niet zo lucratief als ondernemers in eerste instantie verwachten.

Om de verschillende verkoopkanalen te integreren in het boekhoudsysteem, moesten er bepaalde koppelingen komen tussen Exact, Amazon en de webshops van Moowy. Een IT-bedrijf werd ingeschakeld vanwege hun technische kennis. Samen met onze kennis van boekhouden, zorgden we ervoor dat de koppelingen goed ingeregeld werden.

Ondernemen met betere beslissingen

Nadat de administratie in de boekhoudsoftware op orde was gebracht, keken wij samen met Moowy naar hoe we de verkoopstrategie weer rendabel konden maken. Voorheen kon de onderneming niet bouwen op de financiële cijfers. Inmiddels is er een maandelijkse afsluiting met betrouwbare cijfers. Hierdoor is er veel inzichtelijke data beschikbaar, waarmee gerichte beslissingen gemaakt kunnen worden. De klant heeft nu van tevoren al een goed beeld van de impact van beslissingen op omzet.

Moowy komt nu ieder kwartaal bij ons langs om samen de periodieke rapportages door te nemen en in te zoomen op de onderneming. Hierbij worden de kwartaalcijfers, activiteiten en resultaten besproken. Uiteraard wordt er ook vooruit gekeken; waar gaat het goed? En waar moet bijgestuurd worden? We maken afspraken en stellen samen doelen op rondom de financiële situatie. Door de cijfers samen in slechts twee uur door te nemen, kan de ondernemer zich de rest van de tijd bezighouden met zijn passie: ondernemen.

Heb jij het gevoel de grip te verliezen over jouw groei als ondernemer? Plan dan vrijblijvend een gesprek met ons in!